Los manuales administrativos

Los manuales administrativos

¿Qué es un manual administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

¿Cuáles son los objetivos de los manuales?

• Presentar una visión de conjunto de la organización.

• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.

• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.

• Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.

• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

• Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

¿Cómo se clasifican los manuales?

Por su naturaleza o área de aplicación:

• Microadministrativos: Son los manuales que corresponden a una sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica. 

• Macroadministativos: Son los documentos que contienen información de más de una organización. 

• Mesoadministrativos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se usa normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado. 

Por su contenido se clasifican en:

• De organización: donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

• De procedimientos: donde se establecen los principales procedimientos que ocurren en el interior de la empresa; por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

• De políticas: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

• De bienvenida: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc

Por su ámbito:

• Generales: que contienen información de la totalidad de la organización.

• Específicos: que consignan información específica o de una determinada área.

¿Qué contiene un manual de descripción de puestos?

Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a continuación se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo o flujograma o diagrama de actividades es la representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva

Ejemplo de diagrama de flujo.

Tipos de diagrama

• Formato vertical: en él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

• Formato horizontal: en él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

• Formato panorámico: el proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

• Formato arquitectónico: describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

Simbologia